Ко мне обратился руководитель крупной Петербургской бизнес-школы, с просьбой посмотреть на возможности повышения эффективности одной важной бизнес функции. Важной бизнес функцией оказалась работа юридической службы. Аудит эксперта-юриста уже был проведен. Было выявлено несколько важных юридических неточностей в работе сотрудников и сделаны соответствующие корректировки, но у руководителя Школы остались опасения, что в результате данного аудита неэффективность его юристов только усугубится.

Мы начали проект повышения эффективности функции.

Во-первых, я выяснил почему роль юристов так важна. Оказалось, ключевым бизнес-процессом своей организации руководство Школы определило процесс заключения договора с клиентом. Это решение было обусловлено двумя факторами, характерными для того времени:

• Высокий спрос на проведение корпоративных учебных программ,
• Большинство заказчиков рассматривают вариант отказа от сотрудничества с учебной организацией, с которой контракт уже заключен, только в абсолютно крайнем случае.

Надо отметить, что независимо от каких-либо временных факторов, ключевой процесс – это всегда тот процесс, который создает ценность для заказчика. Договор, сам по себе, никакой реальной пользы заказчику не дает, но если работа ведется, то она должна вестись максимально эффективно, и наш проект продолжался.

Эффективность всегда измеряется каким-то показателем. Поэтому, во-вторых, я выяснил в чем именно юридическая служба не эффективна. Эффективность измерялась длительностью проведения работы по проверке, корректировке и согласованию договоров (и здесь стали понятны причины опасений руководителя Школы, что работа юриста-аудитора может ухудшить ситуацию – если сотрудники Школы не учитывали при проверке договоров какие-то важные юридические нюансы, то, после устранения этих недочетов, их работа может еще удлиниться).

Руководитель юридической службы Школы сообщил следующее:

• Заказчики корпоративных учебных программ - это, как правило, серьезные организации, со своими юридическими службами, которые нельзя заставить использовать наш типовой договор.
• Договоров больше, чем один юрист может проверить за день. Поэтому, основная потеря времени – ожидание договора в очереди.
• Юридическая служба занимается не только проверкой договоров, но и многими другими задачами, не связанными с заказчиками.
• Юридический отдел – этого всего два юриста, и если штат отдела увеличить хотя бы на двух человек, то никаких проблем не будет.

Для повышения эффективности работы юридической функции были предприняты следующие действия (естественно, увеличение штата отдела, как решение, не рассматривалось):

Результат этой работы: средняя длительность цикла отработки одного договора юридической службой (с учетом того, что коммуникации с одним заказчиком проходили 2-3 раунда) сократилась с трех недель до 7 рабочих дней.

Руководитель Школы был удовлетворен, но я понимал, что результат будет гораздо лучше, если посмотреть на ситуацию шире – то есть проанализировать весь бизнес-процесс.

В итоге, мы согласовали продолжение проекта.
Во главу угла был поставлен принцип – «каждый ключевой процесс приносит ценность». Соответственно, была оценена конверсия бизнес-процесса заключения договоров.

Выяснилось, что только 20% договоров, отработанных юридической службой, подписывается сторонами. И только в половине случаев подписания договора реально проходит учебная программа. При этом только 20% проведенных учебных программ могут быть названы успешными с точки зрения полученной прибыли.

После этого руководитель Школы принял сложное и неочевидное для себя решение о повышении эффективности не одной важной функции, а всего ключевого процесса.

В результате:

• Фокус отдела продаж был переведен на поиск «серьезных» заказчиков, показывающих реальную заинтересованность в проведении обучения и готовых выделять бюджеты, необходимые для привлечения лучших преподавателей.
• Был выполнен реинжиниринг процессов «Рассмотрение договора», «Согласование договора юристами» и «Согласование договора с клиентом» - эти процессы объединились в один процесс «Согласование договора». Один юрист стал юристом отдела продаж, и его работа была интегрирована в процесс взаимодействия с заказчиком.

Процесс взаимодействия с заказчиком в части согласования содержания учебной программы – это сложный и объективно длительный процесс. По факту, после выше описанного реинжиниринга длительность процесса согласования не увеличилась. А значит, в итоге, длительность согласования договора юристами сократилась с трех недель до нуля.

Итак, даже если в вашей компании важные бизнес-функции уже «усилены», это не означает, что исключены потери времени и денег в работе ключевых процессов, и, следовательно, имеет смысл подумать об улучшении этих процессов целиком, и не ограничиваться рамками отдельных функций.
Да, мыслить надо глобально, а действовать локально. Но локально – не значит узко.